Vos missions :
BEE’Z PRO Mulhouse recherche pour un de ses clients, un ASSISTANT TECHNIQUE BTP H/F.
LES MISSIIONS :
TRAITEMENT DES COMMANDES
Réception des demandes par mail ou téléphone
Prise d’information pour les demandes : lieu d’intervention, type de travaux, client (particulier ou bailleur), degré d’urgence
Dispatch de la demande selon le corps de métier
Création de la commande sur le logiciel CODIAL
Création du chantier dans le logiciel ALOBEES
Contrôle syntaxe et orthographe puis transmission des devis
Planification via le logiciel
Suivi des clients (dates de fins de travaux, dates d’intervention, travaux supplémentaires, modification du devis...)
Envoi des régules aux clients (demande et relance des bons de commandes)
Traitement des SAV
Saisi des rapports d’intervention pour mise en facturation
FACTURATION
Facturation des situations d’avancement et transmission aux maitrises d’oeuvre pour validation
Envoi des factures par courrier ou mail
Dépôt des factures sur Chorus, Freedz et Supplex (plateformes)
Dépôt des factures dans le dossier FACTOR
Classement des factures
ASSISTANCE DU MANAGER
Prise de rendez-vous pour les responsables de division, conducteur de travaux, chargé de projet et responsables d’exploitation
Gestion de l’agenda
Vérification des convocations aux réunions de chantier via les comptes rendus + convocation mise au planning
Préparation des réunions équipes (Tableau des devis en cours et commandes ouvertes)
ADMINISTRATIF
Traitement de la boite mail dédiée à l’assistante
Communication d’informations en interne (informer les autres divisions des changements de planning)
Demande d’occupation voierie
Création des classeurs AO attributaires + création de la commande sur le logiciel Codial
Création des PPSPS et DOE et envoi pour les marchés attributaires
Prérequis du poste :
Vous êtes issu(e) d'une formation Bac+2 en gestion administrative/secrétariat, complétée par une première expérience dans le secteur du bâtiment.
Vous maitrisez les outils de bureautique, les techniques de secrétariat et de gestion administrative.
Vous avez une parfaite maîtrise de la langue française (orale et écrite).
Vous faites preuve d'aisance relationnelle, adaptabilité, réactivité, sens de l'organisation et gestion des priorités.
